Manuale di Nexfatt

Cosa fa

• Legge solo i messaggi IMAP non ancora esaminati e conserva memoria degli identificativi già visti.
• Separa il testo nuovo dalle citazioni dei thread e legge testo da allegati PDF, XML e .p7m.
• Valuta lessico, struttura, mittente e allegati per assegnare un punteggio di confidenza ai possibili benestare.
• Applica regole di smistamento in ordine di priorità e registra l’esito di ogni messaggio esaminato, compresi quelli non pertinenti o sotto soglia.
• Predispone una bozza di fattura elettronica in XML FatturaPA e un PDF di cortesia quando il messaggio viene riconosciuto come benestare.
• Mostra nel fascicolo XML, PDF di cortesia e allegati disponibili, con riepilogo XML leggibile e contenuto XML integrale.
• Esegue controlli locali e segnala bozze Da Completare o Da Correggere prima dell’autorizzazione dell’operatore.

Cosa non fa

• Non trasmette fatture al Sistema di Interscambio, né in automatico né dall’interno del programma. La trasmissione resta un’operazione separata tramite il tuo portale, intermediario o gestionale.
• Non garantisce l’accettazione da parte dello SDI: i controlli locali non sostituiscono il controllo del canale di trasmissione.
• Non esegue la conservazione sostitutiva a norma e non tiene la contabilità, non prepara dichiarazioni e non sostituisce un gestionale o un commercialista.
• Non verifica che il benestare sia legittimo, che il lavoro sia stato effettivamente svolto o che l’importo sia dovuto.
• Non riconosce con certezza ogni formulazione: il riconoscimento è statistico e può mancare un’autorizzazione, classificare erroneamente un messaggio o estrarre dati in modo errato.
• Non traduce l’interfaccia dell’eseguibile: l’interfaccia, i termini fiscali e le voci di menu restano in italiano.

Requisiti

• Computer Windows: Windows 10 o Windows 11 a 64 bit. Il pacchetto contiene Nexfatt.exe e non include un programma di installazione.
• Casella di posta IMAP: Usa una casella dedicata o cartelle monitorate che contengano i benestare. Sono preconfigurati Microsoft 365 o Outlook, Gmail o Google Workspace, Aruba posta ordinaria, Aruba PEC, Legalmail e Register.it PEC; per altri provider inserisci i dati IMAP. Il servizio di posta può essere a pagamento: verifica il listino del provider.
• Credenziali della casella: Servono per collegare la posta. Con Gmail o Microsoft 365 e verifica in due passaggi attiva, in genere devi creare una password per app presso il provider. Non condividere né inserire le credenziali in documenti o messaggi di assistenza.
• Dati dell’azienda: Prepara denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo completo e regime fiscale. Sono i dati che compariranno come cedente nei documenti predisposti.
• Cartelle locali scrivibili: Indica cartelle di uscita per XML, PDF e allegati. Nexfatt verifica la scrittura con un file di prova; presta particolare attenzione a cartelle di rete o sincronizzate.
• Anagrafica clienti: Puoi partire da un file CSV esistente oppure controllare e completare i committenti rilevati dopo la prima scansione.
• Connessione internet e licenza: Per l’attivazione serve una connessione internet e una chiave ricevuta dopo l’acquisto. Il programma verifica periodicamente la licenza; la documentazione indica un controllo ogni tre giorni e una tolleranza fino a trenta giorni senza verifica riuscita.
• Edizioni, prezzo una tantum, postazioni e aziende: Prezzi pubblici IVA esclusa: Starter 59 EUR, una postazione e una azienda; Base 99 EUR, una postazione e una azienda; Pro 349 EUR, tre postazioni e tre aziende; Studio 749 EUR, dieci postazioni e venticinque aziende. La licenza è perpetua per la versione installata. Le condizioni consegnate indicano aggiornamenti per dodici mesi per Base e Pro e per ventiquattro mesi per Studio; non indicano una durata distinta per Starter.

Installazione passo passo

1. 1. Estrai il pacchetto e conserva i documenti. Scarica il file ZIP, estrailo in una cartella dedicata del tuo PC e conserva tutti i documenti consegnati. L’eseguibile è Nexfatt.exe. I documenti italiani sono MANUALE.md, ISTRUZIONI_OPERATIVE.md e CONDIZIONI_DI_LICENZA.md; i documenti con suffisso .en sono in inglese.
2. 2. Scegli una cartella stabile per il programma. Non c’è un installatore. Copia Nexfatt.exe in una cartella che non eliminerai per errore, per esempio una cartella personale o una cartella applicazioni per cui hai i permessi necessari. La configurazione e l’archivio restano separati nella cartella dati locale di Windows.
3. 3. Avvia Nexfatt e leggi i limiti. Apri Nexfatt.exe. Al primo avvio Windows può mostrare un avviso di protezione perché l’eseguibile non è firmato con un certificato di code signing; valuta il file ricevuto dal tuo acquisto e segui la procedura di Windows solo se ne riconosci la provenienza. Leggi la schermata Aiuto → Cosa fa e cosa non fa e prendi visione dei limiti richiesti dal programma.
4. 4. Seleziona il profilo dell’attività. Nella configurazione guidata scegli Generico, Edilizia e impiantistica, Servizi e consulenza, Forniture e commercio, Appalti pubblici oppure Trasporti e logistica. Il profilo modifica il lessico usato per il riconoscimento. Se nessun profilo descrive bene la tua attività, usa Generico, che utilizza formule esplicite.
5. 5. Inserisci e ricontrolla i dati dell’azienda. Inserisci denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo completo e regime fiscale. Questi dati sono riportati come cedente nella bozza. Ricontrollali con le tue fonti aziendali prima di procedere: il programma non sostituisce la verifica fiscale o contabile.
6. 6. Collega la casella IMAP. Scegli il provider preconfigurato oppure inserisci manualmente i dati IMAP del tuo provider. Se usi Gmail o Microsoft 365 con verifica in due passaggi, crea e usa la password per app secondo le istruzioni del provider. Seleziona Verifica connessione; quando il collegamento riesce, scegli la posta in arrivo e le eventuali sottocartelle in cui le regole spostano i benestare.
7. 7. Imposta le cartelle di uscita. Scegli cartelle locali scrivibili per XML, PDF e allegati. Attendi l’esito positivo della prova di scrittura. Evita di considerare sufficiente la sola esistenza di una cartella: in percorsi di rete o sincronizzati è essenziale verificare che il tuo account possa davvero scrivere.
8. 8. Gestisci l’anagrafica committenti. Se hai un file CSV, vai in File → Anagrafica clienti e usa Importa da CSV. In alternativa esegui prima una scansione e poi apri File → Committenti rilevati nella posta per rivedere i committenti proposti. Completa o correggi denominazione, partita IVA e gli altri dati fiscali necessari prima di rielaborare una pratica.
9. 9. Verifica la configurazione. Apri Azioni → Verifica la configurazione. Il rapporto distingue ciò che impedisce la predisposizione delle fatture da ciò che richiede attenzione e mostra il rimedio. Ripeti il controllo dopo modifiche importanti; Nexfatt esegue lo stesso controllo prima di ogni scansione.
10. 10. Attiva la licenza quando hai acquistato. Durante la prova di 21 giorni puoi riconoscere benestare, predisporre XML e PDF e controllarli, ma non autorizzare all’invio. Dopo l’acquisto apri Aiuto → Licenza, incolla la chiave ricevuta usando il formato fornito nell’email e seleziona Attiva. Non pubblicare, inoltrare o includere la chiave in schermate condivise.
11. 11. Esegui una prima scansione controllata. Usa Scansiona ora, oppure Azioni → Esegui scansione ora, per un solo ciclo di prova. Esamina Registro operazioni e Autorizzazioni rilevate. Controlla sia un messaggio riconosciuto sia uno Sotto Soglia prima di attivare il monitoraggio continuo.
12. 12. Controlla la prima bozza prima di ogni invio esterno. Apri Fatture generate e usa Documenti e anteprima o fai doppio clic sulla riga. Confronta il messaggio di autorizzazione, gli allegati, il riepilogo XML, il contenuto XML integrale e il PDF di cortesia. Correggi i dati mancanti o le anomalie; soltanto dopo l’autorizzazione dell’operatore usa il tuo canale esterno per trasmettere l’XML allo SDI.

Uso quotidiano

Controlla le edizioni e i limiti della licenza

Edizioni, prezzo una tantum IVA esclusa, postazioni e aziende: Starter, 59 EUR, una postazione, una azienda; Base, 99 EUR, una postazione, una azienda; Pro, 349 EUR, tre postazioni, tre aziende; Studio, 749 EUR, dieci postazioni, venticinque aziende. La licenza non è trasferibile e non devi superare i limiti dell’edizione acquistata. Prima di sostituire o riformattare un computer usa Aiuto → Licenza → Libera questa postazione.

Scegli scansione singola o monitoraggio

Usa Scansiona ora per un ciclo singolo e controllato. Usa Avvia monitoraggio solo quando cartelle, lessico, anagrafica e risultati iniziali sono stati verificati; durante il monitoraggio il comando diventa Ferma monitoraggio. Le istruzioni consegnate indicano un ciclo ogni dieci minuti.

Leggi Registro operazioni e gli stati

Dopo ogni ciclo apri Registro operazioni per vedere messaggi esaminati, riconosciuti, bozze prodotte, messaggi sotto soglia e non pertinenti. In Autorizzazioni rilevate gli stati documentati sono Rilevato, Sotto Soglia, In Revisione, Fatturato, Duplicato ed Errore.

Rivedi le autorizzazioni a confidenza ridotta

Nella scheda Autorizzazioni rilevate filtra Sotto Soglia. Questi messaggi restano consultabili e possono indicare lessico non coperto, una cartella errata o un messaggio che non deve generare una bozza. Le negazioni bloccano il riconoscimento.

Completa e rielabora le bozze

In Fatture generate controlla lo stato. Bozza è completa e attende la revisione; Da Completare segnala dati mancanti; Da Correggere segnala anomalie; Autorizzata è lo stato finale scritto dal programma. Se manca un cliente, aggiungilo da File → Anagrafica clienti → Nuovo cliente, poi torna al messaggio e usa Rielabora e crea fattura.

Esamina il fascicolo completo

Apri una riga con doppio clic o con Documenti e anteprima. Confronta l’autorizzazione originale, gli allegati, il riepilogo leggibile e l’XML integrale. Il PDF di cortesia è utile alla lettura, ma per il flusso FatturaPA il file da verificare è l’XML.

Autorizza con prudenza e trasmetti fuori dal programma

Una bozza Da Correggere non è autorizzabile. Per le altre, usa Autorizza all’invio soltanto dopo aver ricontrollato numero, data, cliente, totale, IVA, riferimenti e dati fiscali. Recupera poi l’XML dalla cartella configurata, raggiungibile anche da File → Apri cartella XML fatture, e trasmettilo attraverso il tuo canale esterno.

Gestisci dati e supporto in modo sicuro

Il programma opera localmente su messaggi, allegati, clienti e fatture; il servizio di licenza riceve la chiave, un identificativo derivato dal computer, nome computer, versione del programma e versione del sistema operativo. Se chiedi assistenza, recupera il log da File → Apri cartella dei log e usa Aiuto → Licenza → Copia questi dati; rimuovi o proteggi informazioni personali e non inviare password della casella.

Casi pratici

Impresa di impianti con benestare in una sottocartella Outlook

Una piccola impresa riceve autorizzazioni alla fatturazione nella posta e le regole Outlook le archiviano in una sottocartella.

1. Scegli il profilo Edilizia e impiantistica nella configurazione guidata.
2. Collega la casella IMAP e seleziona posta in arrivo e sottocartella di archiviazione.
3. Esegui Verifica connessione e imposta cartelle scrivibili per XML, PDF e allegati.
4. Avvia Scansiona ora e controlla Registro operazioni e Autorizzazioni rilevate.
5. Apri le bozze riconosciute e confrontale con email e allegati prima di autorizzarle.

Ottieni un elenco consultabile dei messaggi esaminati e, quando i dati sono completi, bozze XML e PDF da sottoporre a verifica umana.

Studio che parte da un CSV clienti

Uno studio dispone già di un’anagrafica clienti esportata in CSV e vuole evitare bozze incomplete per mancanza del committente.

1. Rivedi il CSV e assicurati che i dati fiscali disponibili siano aggiornati.
2. Apri File → Anagrafica clienti e usa Importa da CSV.
3. Esegui Azioni → Verifica la configurazione.
4. Avvia una scansione singola su una casella IMAP controllata.
5. Controlla eventuali committenti rilevati ma non ancora completi e correggili prima della rielaborazione.

Ottieni bozze con un’anagrafica iniziale già disponibile e una lista chiara dei dati da completare.

Committenti con formule insolite

Una società di consulenza trova messaggi autorizzativi che restano Sotto Soglia perché usano formule non previste dal lessico iniziale.

1. Apri Autorizzazioni rilevate e filtra Sotto Soglia.
2. Confronta il testo con il contesto originale e non considerare automaticamente un messaggio una autorizzazione.
3. Usa Azioni → Prova rilevamento su testo per vedere punteggio, formule riconosciute e regole attivate.
4. Se appropriato, aggiorna il lessico o le soglie da File → Impostazioni → Sistema e rilevamento.
5. Usa Azioni → Ripristina stato scansione per rivalutare la posta già esaminata, verificando di nuovo gli esiti.

Ottieni una configurazione più aderente alla corrispondenza reale mantenendo la revisione umana prima della fattura.

Revisione di una bozza con cliente mancante

Un benestare viene rilevato ma la relativa fattura appare Da Completare perché il cliente non è in anagrafica.

1. Apri il dettaglio della bozza e individua i dati mancanti indicati dal programma.
2. Aggiungi il cliente da File → Anagrafica clienti → Nuovo cliente.
3. Torna alla riga in Autorizzazioni rilevate.
4. Usa Rielabora e crea fattura e conferma con attenzione se viene indicata la creazione di un nuovo progressivo.
5. Apri il fascicolo, confronta XML, PDF, messaggio e allegati, poi autorizza solo se corretti.

Ottieni una nuova bozza da verificare con l’anagrafica completata, senza trasmissione automatica allo SDI.

Consigli

• Crea una cartella o una casella dedicata ai messaggi da esaminare, così riduci messaggi irrilevanti e rendi più semplice la revisione.
• Prima di attivare Avvia monitoraggio, esegui Scansiona ora e verifica i risultati su pochi messaggi conosciuti.
• Se Outlook sposta automaticamente i messaggi, seleziona anche le sottocartelle corrispondenti durante la configurazione IMAP.
• Scegli il profilo attività con attenzione: il profilo agisce anche escludendo termini che in un settore possono avere un significato diverso.
• Non abbassare le soglie per inseguire un singolo messaggio senza prima leggere Sotto Soglia e provare Azioni → Prova rilevamento su testo.
• Mantieni la regola del benestare con priorità 1 e ricorda che una regola con Ferma elaborazione blocca le successive.
• Rivedi ogni bozza con il messaggio originale e i suoi allegati: il riconoscimento non prova che la prestazione sia dovuta né che gli importi siano corretti.
• Verifica sempre XML integrale e riepilogo XML, non soltanto il PDF di cortesia.
• Usa cartelle di uscita con spazio e autorizzazioni di scrittura controllati; monitora con cura cartelle di rete o servizi di sincronizzazione.
• Prima di cambiare computer, libera la postazione. La reinstallazione di Windows sullo stesso computer non consuma una postazione aggiuntiva secondo la documentazione consegnata.
• Conserva una copia protetta della cartella dati locale per le tue esigenze operative; le password IMAP cifrate per l’account Windows non sono trasferibili e dovranno essere reinserite su un altro computer.
• Aggiorna sostituendo Nexfatt.exe solo con il file ricevuto attraverso il canale ufficiale; configurazione, archivio e stato licenza restano nella cartella dati locale.

Risoluzione dei problemi

Verifica connessione non riesce.

Le credenziali possono essere rifiutate, il server irraggiungibile, la porta incompatibile con TLS, il nome host non risolto oppure un proxy può intercettare il certificato. Con Gmail e Microsoft 365 la causa frequente è la password per app mancante quando è attiva la verifica in due passaggi. Controlla provider, dati IMAP e cartella di posta; genera una password per app secondo la procedura del provider quando necessaria; poi ripeti Verifica connessione. Non inviare la password a terzi o all’assistenza.

La scansione non trova alcun messaggio utile.

Le cartelle selezionate possono non includere quelle dove le regole di posta archiviano i messaggi, oppure un blocco di configurazione può impedire il ciclo. Apri Azioni → Verifica la configurazione, risolvi eventuali blocchi e controlla le cartelle e sottocartelle selezionate. Esegui poi Scansiona ora e consulta Registro operazioni.

Un messaggio appare Sotto Soglia.

Il testo, il mittente, la struttura o gli allegati non raggiungono la soglia di rilevamento; le negazioni bloccano comunque il riconoscimento. Apri il messaggio, controlla il contesto e usa Azioni → Prova rilevamento su testo. Solo se giustificato, modifica lessico o soglia in File → Impostazioni → Sistema e rilevamento e rivaluta con Azioni → Ripristina stato scansione.

Una bozza è Da Completare.

Manca un dato necessario, spesso il committente nell’anagrafica o un’informazione non ricavata dalla comunicazione. Leggi il dettaglio della bozza, inserisci o correggi i dati in File → Anagrafica clienti, torna in Autorizzazioni rilevate e usa Rielabora e crea fattura. Controlla il nuovo documento prima di autorizzarlo.

Una bozza è Da Correggere e non si può autorizzare.

Il validatore locale ha trovato anomalie che, secondo la documentazione, lo SDI scarterebbe. Apri il dettaglio delle anomalie, correggi le informazioni necessarie e rigenera o rielabora la bozza secondo il flusso mostrato dal programma. Non aggirare il controllo e non trasmettere finché XML e dati non sono stati verificati.

Un file del fascicolo è indicato come assente.

Il file può essere stato generato ma non trovarsi più nel percorso registrato, situazione possibile con cartelle di rete o sincronizzate. Controlla il percorso registrato, le autorizzazioni e le attività di sincronizzazione. Non interpretare automaticamente l’assenza come mancata generazione della fattura.

Devi rivedere messaggi già esaminati dopo una modifica al lessico o alle soglie.

Nexfatt conserva gli identificativi IMAP dei messaggi già visti per non scaricarli nuovamente a ogni ciclo. Usa Azioni → Ripristina stato scansione, poi esegui una nuova scansione e controlla gli esiti. La documentazione indica che il controllo di idempotenza resta attivo per evitare bozze duplicate.

Il programma segnala un errore oppure hai bisogno di assistenza.

L’errore può dipendere da configurazione, rete, scrittura su cartella o dati del messaggio. I dettagli tecnici sono registrati in un log mensile. Apri File → Apri cartella dei log e individua il file errori_AAAAMM.log. Raccogli anche i dati da Aiuto → Licenza → Copia questi dati. Proteggi i dati personali e non inviare password, chiavi di licenza o contenuti riservati non necessari.

Limiti da conoscere

• La versione 3.0.1 non trasmette fatture allo SDI. Prepara XML FatturaPA e PDF di cortesia, esegue controlli locali e richiede il tuo canale esterno per la trasmissione.
• Un controllo locale non garantisce l’accettazione da parte dello SDI. Tu o il tuo commercialista restate responsabili di contenuto, correttezza, invio e gestione di ogni fattura.
• Il riconoscimento delle autorizzazioni è statistico e non prova l’esistenza, la legittimità o l’esigibilità della prestazione. Verifica sempre importo, IVA, committente, riferimenti e autorizzazione originale.
• Nexfatt non fornisce conservazione sostitutiva a norma, contabilità, dichiarazioni fiscali o consulenza legale, fiscale o contabile.
• Se elabori email, allegati o dati dei clienti, devi rispettare le tue responsabilità di protezione dei dati, inclusi informativa, base giuridica, minimizzazione, sicurezza e ruoli applicabili ai sensi del GDPR.
• La licenza consente l’uso professionale entro le postazioni e le aziende dell’edizione acquistata; non puoi rivendere, cedere, noleggiare, sublicenziare, decompilare o aggirare i controlli di licenza nei limiti indicati dalle condizioni consegnate.
• Le condizioni consegnate prevedono che una versione non aggiornata possa non restare conforme a modifiche normative successive. Gli aggiornamenti hanno durata espressamente indicata per Base, Pro e Studio.

Domande frequenti

Nexfatt invia le fatture allo SDI?

No. Nexfatt non trasmette allo SDI. Dopo revisione e autorizzazione, recuperi l’XML dalla cartella configurata e lo invii con il tuo portale, intermediario o gestionale.

Quale file devo controllare, XML o PDF?

Controlla entrambi insieme al messaggio e agli allegati, ma il documento FatturaPA da verificare è l’XML. Il PDF è un PDF di cortesia e non sostituisce il controllo dell’XML.

Posso usare Nexfatt prima dell’acquisto?

Sì. La guida di prova consegnata indica una prova di 21 giorni per configurare, riconoscere, predisporre e validare XML e PDF. Durante la prova non puoi autorizzare all’invio.

Quali provider email sono preconfigurati?

Microsoft 365 o Outlook, Gmail o Google Workspace, Aruba posta ordinaria, Aruba PEC, Legalmail e Register.it PEC. Per altri provider puoi inserire manualmente i dati IMAP.

Perché Nexfatt non riconosce un benestare?

Il messaggio può essere in una cartella non selezionata, essere bloccato da una negazione, non raggiungere la soglia o usare formule non presenti nel lessico. Verifica prima la configurazione, quindi consulta Sotto Soglia e prova Azioni → Prova rilevamento su testo.

Che cosa succede se lo stesso messaggio viene elaborato di nuovo?

La documentazione descrive un controllo di idempotenza basato su mittente, riferimenti e importo. Se l’impronta coincide, non viene creata una seconda bozza. Devi comunque controllare gli esiti prima di autorizzare documenti.

Posso spostare la licenza su un altro computer?

Sì, entro i limiti dell’edizione. Prima di dismettere o riformattare il vecchio computer usa Aiuto → Licenza → Libera questa postazione oppure l’area licenza. Le password della posta non si trasferiscono e vanno reinserite.